Los clientes esperan respuestas rápidas al contactar negocios vía WhatsApp, pero en muchos casos no es posible hacerlo manualmente. Por eso te explicamos cómo programar mensajes en WhatsApp Business en determinado horario para garantizar una entrega profesional y disminuir la ansiedad de espera.
¿Se pueden programar mensajes en WhatsApp Business?
Sí, WhatsApp Business permite programar mensajes de bienvenida y de ausencia generales. Es decir, puedes automatizar el envío de textos a clientes que te escriben por primera vez o en caso de que no te encuentres disponible dentro de un horario definido, pero no mensajes a personas específicas.
¿Qué permite realmente WhatsApp Business?
La aplicación permite programar dos tipos de mensajes claves:
- Bienvenida: se envían de forma automática cuando un cliente escribe por primera vez o después de 14 días de inactividad.
- Ausencia: Se programan para enviarse cuando te escriben y no puedes contestar inmediatamente. Puedes definir que se envíen fuera del horario laboral que indica tu perfil o en un periodo específico.
WhatsApp Business también cuenta con la opción de “respuestas rápidas”. Esta permite crear atajos en el teclado usando palabras clave y la app rellena automáticamente con un texto proporcionando la información detallada. Se usa para ahorrar tiempo al contestar preguntas frecuentes, pero no se envía automáticamente.
Limitaciones frente a otras herramientas
A pesar de que la aplicación brinda muchos beneficios, considera que tiene limitaciones importantes como:
- No puedes programar mensajes para que se envíen a clientes particulares en una fecha específica.
- No permite crear menús interactivos o con opciones para la atención de clientes.
- El envío de mensajes masivos solo funciona si el cliente tiene tu número guardado; de lo contrario, se considera spam y no recibirá la información.
Cómo programar mensajes en WhatsApp Business paso a paso
Configurar mensaje de ausencia en horario concreto
- Abre la aplicación y dirígete a Ajustes (los tres puntos alineados) o Configuración.
- Accede a Herramientas para empresas.
- Haz clic en “Mensajes de ausencia” y activa el interruptor “Mensaje de ausencia”.
- Pulsa en “Mensaje” para redactar el texto correspondiente y luego toca OK.
- Para programar el horario de envío tienes tres alternativas. Elegir que se envíe siempre, enviar automáticamente fuera del horario comercial establecido en tu perfil o definir uno personalizado con fecha y hora específica de inicio y fin para el mensaje.
- En Destinatarios, selecciona quién recibe el mensaje, por ejemplo, todos, contactos no guardados; todos, excepto a o enviar solo a.
- Haz clic en “Guardar” para activar la configuración.
Configurar mensaje de bienvenida automático
- Ve a Ajustes y luego a Herramientas para empresas.
- Selecciona “Mensaje de bienvenida” y activa la opción “Enviar mensaje de bienvenida”.
- Toca el icono del lápiz para personalizar el texto.
- En la sección de “Destinatario”, elige quién recibe el mensaje.
- Presiona “Guardar” para activar la configuración.
Ejemplo práctico de uso en un negocio
A continuación, te damos un ejemplo de cómo usar los mensajes programados para un restaurante.
- Mensaje de bienvenida: ¡Hola!, bienvenido a *Inserte nombre del restaurante.* Gracias por escribirnos. ¿Te gustaría ver nuestro menú, hacer una reserva, o realizar un pedido a domicilio? Cuéntanos qué necesitas y te atenderemos en un momento.»
- Mensaje de ausencia en horario de cierre o descanso: ¡Hola! En este momento nuestra cocina está descansando. Nuestro horario de atención es de martes a domingo de 9:00 a 10:00 pm. Mientras volvemos, puedes ver nuestro menú aquí: *link a menú*. ¡Te esperamos!
Aplicaciones para programar mensajes en WhatsApp Business
Las apps para programar mensajes más completas y usadas son:
- SKEDit: es la más popular. Permite programar mensajes a contactos individuales, por lista de difusión y grupos. También puedes enviar mensajes secuenciales y automatizar la publicación de estados.
- Wasavi: tiene una interfaz sencilla que permite programar mensajes y configurar respuestas automáticas.
- Auto Text: es una herramienta muy completa que permite programar mensajes en WhatsApp, correo electrónico e incluso SMS.
- Scheduled App: es ideal para iOS. Te permite automatizar el envío de mensajes a horas definidas de manera sencilla.
- Plataformas API: Si manejas grandes volúmenes de mensajes, usa plataformas como WATI, Landbot y ManyChat desde el ordenador.
Automatización avanzada con WhatsApp Business API
Qué es y cuándo merece la pena
La API de WhatsApp es una solución creada principalmente para las empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de mensajes. Y que una persona con un móvil no puede manejar.
Dar el salto a una automatización con API es necesario cuando:
- Requieres una gran cantidad de agentes para atender los mensajes desde diferentes dispositivos.
- Tienes que gestionar un gran volumen de mensajes y brindar atención 24/7 sin intervención humana.
- Quieres proporcionar respuestas a dudas, gestionar menús interactivos y calificar leads antes de remitirlos a personal humano.
- Necesitas enviar mensajes de forma masiva de manera legal y segura.
Uso con CRM o chatbots
Cuando integras la API con un sistema CRM, obtienes una herramienta de gestión de ventas profesional. Cualquier agente puede visualizar el historial de los clientes, automatizar tareas y revisar métricas reales para medir resultados de estrategias.
Mientras que con los chatbots puedes brindar atención 24/7 y respuestas complejas a consultas de clientes sin necesidad de intervención humana.
Consejos clave y errores a evitar
Seguridad y protección de datos
- Evita apps no oficiales y usar redes wifi públicas al manejar WhatsApp Business.
- Protege tu cuenta mediante verificación de dos pasos, ya que es una forma de prevenir fugas de información en empresas. A pesar de que los bots o una API oficiales son de poco riesgo, siguen siendo una puerta de entrada para hackers.
- Asegúrate de tener el consentimiento del cliente para recibir mensajes. Guarda registros del momento en que aceptó.
- Realiza copias de seguridad en la nube o en servidores propios en caso de disputa y verifica que estén cifradas. Si perdiste las conversaciones, contacta a un perito informático WhatsApp para tratar el caso.
- Si usas un bot, siempre da la opción de contactar con un humano. Esto te ayuda a evitar denuncias por spam.
- Revisa frecuentemente en WhatsApp para escritorio qué dispositivos tienen sesión abierta. Si notas una ubicación o navegador extraño, cierra la sesión inmediatamente.
Buenas prácticas para evitar bloqueos
- Espera que el cliente te escriba primero o acepte recibir tus mensajes. No inicies conversaciones automatizadas si no te han contactado antes.
- Evita el envío de mensajes de forma masiva, ya que el algoritmo detecta este comportamiento como el de un bot. Lo ideal es que entre cada envío existan intervalos de 10 a 30 segundos. También es importante que controles el volumen de mensajes diarios.
- Modifica el contenido del texto. Usa variables como el nombre del cliente o número de pedido para que los mensajes no sean exactamente iguales.
- No coloques enlaces acortados, ya que esto es común en casos de phishing tratados por peritos de redes sociales. Mejor usa enlaces directos de tu dominio.
- Al final de los mensajes incluye frases como «Si no deseas recibir más información, háznoslo saber”. Esto evita que te reporten.
Preguntas frecuentes sobre programar mensajes en WhatsApp Business
¿Se pueden programar mensajes sin apps?
La aplicación solo permite programar mensajes automáticos de bienvenida y ausencia. Si buscas enviar mensajes automáticos para un chat individual en un momento determinado, necesitas una app de terceros.
¿Es seguro automatizar mensajes?
Usar WhatsApp Business y API´s oficiales respaldadas por Meta es totalmente seguro.
Mientras que muchas de las apps de terceros no cumplen con las políticas de seguridad del servicio de WhatsApp. Por lo que, aunque sean útiles, representan un riesgo para la seguridad de tu información y pueden causar la suspensión de tu número.
¿WhatsApp puede bloquear mi cuenta?
La aplicación puede bloquear tu cuenta de forma temporal o permanente. Los motivos principales son: envío masivo de spam, detección de uso de herramientas no oficiales por comportamientos robóticos.
Conclusión: cómo automatizar mensajes de forma eficaz
Inicia usando los mensajes automáticos de bienvenida y ausencia para dar una impresión profesional, son gratis y seguros. A medida que la empresa crezca y el volumen de mensajes aumente, considera dar el salto a una API con CRM, ya que es una opción más profesional y legal.
Recuerda usar solo aplicaciones verificadas y activar la verificación en dos pasos.
Aprender cómo programar mensajes en WhatsApp Business en un determinado horario es sencillo. Solo debes cumplir con algunas condiciones y seguir los consejos que te dimos para garantizar que el servicio sea seguro.
Referencias:
- https://www.quickreply.ai/whatsapp-marketing/how-to-schedule-whatsapp-messages
- https://respond.io/es/blog/whatsapp-automation
- https://faq.whatsapp.com/2565868990219715/?locale=es_LA&cms_platform=android
