Los robos internos en las empresas ocurren de diferentes formas, ya sea sustrayendo dinero, mercancías u objetos, malversando fondos o a través del robo de datos, de información sensible y confidencial de la empresa. Si tienes alguna sospecha es necesario prestar atención a las señales e investigar. Es por esta razón que queremos explicarte que debes hacer en estos casos y saber cómo demostrar que un empleado roba.
¿Por qué es importante abordar el robo interno en una empresa?
Detectar a tiempo el robo interno en una empresa permite evitar consecuencias negativas, relacionadas con pérdidas financieras, un clima laboral negativo y posibles problemas legales.
Impacto del robo de empleados en el negocio: pérdidas económicas y de confianza
Involucrarse en procesos legales, sufrir pérdidas económicas y daños en la reputación de la empresa son algunos de los efectos más desfavorables cuando de robos internos se trata.
La pérdida de activos de la empresa, tanto en efectivo, como en bienes o inventario; así como los gastos asociados a investigaciones por robo o costos legales, impactan financieramente a una compañía.
Adicional a esto, el daño a la reputación puede afectar la imagen de la empresa ante clientes, proveedores e inversores. También puede implicar dificultad para contratar o conservar al personal.
Indicadores que pueden alertar sobre un posible robo
Hay signos de alerta evidentes de robo interno, tales como:
- Cambios en el comportamiento del empleado.
- Discrepancias en los inventarios o registros financieros.
- Uso indebido de recursos o acceso no autorizado a información.
- Un empleado que siempre quiere llegar más temprano o quedarse hasta más tarde en la empresa, puede generar sospechas.
- Si los márgenes de ganancia de la compañía han disminuido de forma inexplicable.
- Pérdida de documentos.
- Un empleado que no sigue los procedimientos y protocolos establecidos en el manejo de efectivo o del inventario.
Métodos cómo demostrar que un empleado roba
Supervisión interna y auditorías regulares
La supervisión en casos de sospecha de robo puede implicar la revisión de registros financieros y realizar auditorías internas, que permitan comparar información. También se puede optar por realizar entrevistas a los empleados o hacerle seguimiento a los activos.
Cómo un perito informático puede identificar pruebas digitales
Contratar un perito informático forense permite hacer un análisis de datos y sistemas informáticos en busca de pruebas digitales, para comprobar que algún empleado esté cometiendo un robo o haya un acceso no autorizado.
Análisis de cámaras de seguridad y monitoreo del lugar de trabajo
En empresas donde hay cámaras de seguridad, realizar monitoreos en el lugar de trabajo o analizar las grabaciones permite conseguir evidencia, en caso de que los empleados estén cometiendo algún robo de mercancía.
Revisión de documentos y transacciones financieras sospechosas
Hacer chequeos de los libros contables, extractos bancarios, órdenes de compra, correos electrónicos corporativos, contratos u otros documentos importantes para el proceso administrativo de la empresa, sirve para identificar incidencias, como pagos inusuales, transferencias sospechosas, alteración de registros, retiros de dinero injustificado, etc.
Rol de un perito informático en casos de robo empresarial
¿Qué hace un perito informático en estas investigaciones?
Un perito informático se encarga de identificar y recopilar evidencias de robo interno, a través del análisis de los dispositivos electrónicos. También puede ayudar a la recuperación de datos que han sido borrados y rastrear la actividad del empleado en el sistema, en busca de alguna actividad inusual.
Un perito también puede elaborar un informe técnico detallado con los hallazgos luego de la investigación, así como obtener pruebas en caso de investigaciones internas o de procesos judiciales.
Herramientas y técnicas para analizar dispositivos electrónicos.
Los peritos utilizan herramientas como EnCase o FTK Imager para la obtención de datos en sus investigaciones. También realizan análisis forense, con Autopsy o Volatility y para recuperar información utilizan TestDisk o PhotoRec, entre otras.
Entre las técnicas, realizan exámenes de la estructura y el contenido de los sistemas, verifican los registros de eventos, analizan los correos electrónicos y también hacen análisis de los metadatos de archivo.
Aspectos legales al investigar a un empleado
Derechos del empleado durante una investigación
Toda persona es inocente hasta tanto se demuestre lo contrario. Por lo que se deben garantizar los derechos del empleado, y no acusar directa o públicamente sin tener evidencias contundentes.
¿Qué pruebas son admisibles en un juicio laboral?
Las pruebas de que un empleado ha cometido un robo deben ser sólidas y no pueden haberse obtenido de manera ilegal o con métodos poco éticos. El trabajo de un perito informático te asegura que las evidencias cumplan con estas condiciones y que se proteja la cadena de custodia.
Cómo realizar la investigación respetando la ley de protección de datos
- Considera recopilar sólo información y datos relevantes para el caso.
- Solicita al empleado autorización para acceder a información personal o confidencial.
- Mantén confidencial la información recopilada hasta que culmine la investigación.
- Consulta con especialistas como un perito informático y un abogado especializado en casos como estos.
Cuándo contactar a un experto o abogado laboralista
Señales de que necesitas asesoramiento profesional
Ante sospecha de robo de datos por parte de los empleados, accesos no autorizados, ataques informáticos, la contratación de un perito puede ser una solución efectiva.
También cuando se realizan investigaciones internas o si existe alguna disputa legal, la intervención de un perito informático puede ser una pieza clave.
Beneficios de contar con especialistas en ciberseguridad y leyes laborales
- Detectar vulnerabilidades en los sistemas de la empresa.
- Implementar medidas de seguridad antes amenazas cibernéticas
- Estos especialistas pueden ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones en materia de ciberseguridad, evitando posibles sanciones.
- Reducir pérdidas y costos asociados con robos internos.
Conclusión
Ante sospechas de que tus empleados pueden estar cometiendo algún tipo de delito, esta información te resultará útil para diseñar un plan de acción y sepas cómo demostrar que un empleado roba. Lo primero que debes hacer es realizar una investigación y recopilar las pruebas que sean necesarias. Un perito informático puede ser la persona adecuada para esta tarea.
Tomar medidas disciplinarias, presentar cargos y revisar las políticas de la empresa son algunas de las acciones luego de confirmar un robo interno. También se deben implementar sistemas de supervisión, verificar las políticas de contratación de personal y optimizar las medidas de seguridad en el sitio de trabajo.
