Si en tu lugar de trabajo te han asignado una dirección de email, seguro tienes la duda de si ¿los correos corporativos son privados? Como peritos informáticos, responderemos esta pregunta, de modo que evites posibles inconvenientes, incluso legales. ¡Sigue leyendo para saber más!
¿Qué es un correo corporativo?
Como correo corporativo se define a una cuenta de correo electrónico con un dominio propio de una empresa o negocio, es decir, el hospedaje no corresponde a un dominio común, como lo son Gmail u Outlook. Este se otorga a los empleados para fines laborales.
Diferencias entre correo corporativo y personal
Si comparamos un correo corporativo y uno personal, las principales diferencias que encontramos son que el correo corporativo requiere de un dominio propio, pagado, cuyo objetivo es personalizar y darle mayor formalidad a las comunicaciones de tu empresa con clientes, proveedores y de forma interna.
Mientras que, los correos personales son gratuitos, se utilizan para asuntos personales y ofrecen una imagen más informal, usando dominios genéricos.
Políticas de privacidad en correos corporativos
Normativas legales aplicables
En España, la privacidad de los datos e información enviada por correo electrónico se encuentra regulada por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y por la Ley de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
Políticas internas de las empresas
Las políticas internas con respecto al uso del correo corporativo van a determinar cuán privada es la información. Las compañías, con la implementación de este tipo de normativas, por lo general, buscan garantizar la seguridad de la información confidencial, cumplir con las normativas legales y reducir los riesgos de ataques cibernéticos.
Derechos y obligaciones de empleados y empleadores
Los empleados tienen derecho a conocer de manera clara y efectiva las políticas internas que establece la empresa con respecto al uso de los dispositivos y correos electrónicos de su propiedad, así como también tienen derecho a la protección de datos de acuerdo a las leyes. Y están obligados a cumplir con estas políticas, usar de forma adecuada la dirección de correo corporativa y a mantener bajo confidencialidad toda la información empresarial a la que pueda tener acceso.
Por su parte, las compañías tienen derecho al establecimiento de políticas para el manejo del correo electrónico y a proteger la información de clientes, empleados y de la propia empresa. Y en caso de incumplimiento por parte de los empleados, puede solicitar investigaciones y análisis de los correos electrónicos. Y están en la obligación de divulgar las políticas de privacidad y cumplir con la normativa legal vigente.
¿Los correos corporativos son privados? Acceso y monitoreo por parte de la empresa
¿Pueden las empresas leer los correos de sus empleados?
Ante esta situación, saber dónde está el límite entre los derechos de las empresas y el derecho a la privacidad de los empleados resulta difícil. Pero debemos tener claro que los correos corporativos son propiedad de la empresa, y, por tanto, tiene derecho al monitoreo y supervisión de los mismos, para asegurar su uso adecuado y el cumplimiento de las normas.
Casos en los que el monitoreo está permitido
Un empleador tiene derecho a la revisión de los archivos guardados o descargados en los equipos propiedad de la empresa. Así como el historial de búsqueda en sitios web y el uso del correo electrónico que ha sido proporcionado por la empresa.
Aunque el trabajador tenga derecho a la intimidad, existen circunstancias específicas, como indicios de que existe un uso indebido del correo electrónico corporativo, o sospechas de incumplimiento de las normativas legales, protección de información confidencial de la empresa o por investigaciones en posibles casos de robo de información corporativa, fraude, acoso o discriminación, en las que se justificaría que la empresa lea los correos de sus empleados
Procedimientos habituales de supervisión
Muchas compañías utilizan sistemas internos para monitorear la actividad de los empleados en sus ordenadores y correos electrónicos propiedad de la compañía. Revisan continuamente en los servidores, la productividad de sus empleados, así como posibles acciones ilegales o uso indebido.
De igual forma, los empleadores pueden rastrear y restringir el acceso de sus empleados a sitios web que no estén relacionados con el trabajo.
Consecuencias del uso indebido del correo corporativo
Riesgos legales para el empleado
La empresa puede tomar acciones legales, incluso demandar, si puede demostrar que el trabajador ha infringido las normas o ha sido negligente en cuanto al empleo del correo electrónico corporativo, asignado para asuntos laborales.
Impacto en la reputación profesional
Las sanciones o consecuencias de utilizar el correo corporativo para fines personales o indebidos, puede dejar una marca en el historial laboral del trabajador, incluso hasta el punto de afectar la obtención de empleos en el futuro.
Medidas disciplinarias comunes
De acuerdo a la gravedad del hecho y de las políticas internas de la compañía, un empleado puede recibir diversas sanciones por el uso inapropiado del correo corporativo, que pueden ir desde una amonestación verbal o escrita, hasta un despido.
Buenas prácticas para el uso del correo corporativo
Separación de comunicaciones personales y laborales
Tener una cuenta de correo electrónico para asuntos personales y una para temas de trabajo es lo más adecuado, de esta forma proyectas una imagen más profesional. Además, esta práctica permite mayor productividad y cumplimiento de normas internas que la mayoría de las empresas manejan y que pueden evitarte inconvenientes en un futuro.
Uso adecuado de la firma y tono profesional
Los correos electrónicos tienen la opción de configurar una firma digital automática. En el caso de los emails enviados desde cuentas corporativas, resulta más profesional y ofrece confianza al destinatario, que tengan este tipo de sello al final del texto, con los datos del remitente y cualquier información respecto al cargo, profesión, formas de contacto, entre otros.
Adicional a la firma, redactar los correos en un tono formal y respetuoso es una manera de transmitir seguridad y profesionalismo.
Manejo seguro de información confidencial
Se recomienda evitar enviar información confidencial a través de correos electrónicos, ya sean corporativos o personales; como forma de reducir el riesgo de que la información pueda llegar a las manos de piratas informáticos.
Recomendaciones para empleados y empleadores
Darle un uso correcto al correo corporativo es una manera de mostrarte como una persona responsable, confiable y profesional ante gerentes, supervisores, compañeros de trabajo y clientes. Además, es una manera de garantizar la privacidad de la información y proteger la reputación de la compañía.
Guías para establecer políticas claras
Los empleadores deben dejar claro cuáles acciones están permitidas y prohibidas en relación con el uso del correo electrónico corporativo. Por ejemplo, si está prohibido expresamente su uso para fines personales.
La empresa debe contar con políticas definidas para proteger la información confidencial, así como establecer sanciones en caso de incumplimiento de las normativas y políticas de la empresa.
Consejos para proteger la privacidad y cumplir con las normativas
Los empleados deben saber y comprender cómo la empresa supervisa los correos electrónicos corporativos, de esta forma pueden asegurarse de no incumplir con las normativas y políticas internas de la compañía.
También hay que recordar que borrar un correo de la bandeja de salida no significa que la información desaparece, queda alojada en el servidor y puede ser rastreado.
En resumen, la respuesta a si los correos corporativos son privados, es no. Las empresas archivan y pueden monitorear la información enviada a través de direcciones de correo de su dominio y propiedad. Incluso un perito informático puede usar esta información en juicios legales que involucren al empleado y la compañía. Es por ello, que lo más recomendable es separar los asuntos personales, de las comunicaciones profesionales.
