Si en tu lugar de trabajo te han asignado una dirección de email, seguro tienes la duda de si ¿los correos corporativos son privados? Como peritos informáticos, responderemos esta pregunta, de modo que evites posibles inconvenientes, incluso legales. ¡Sigue leyendo para saber más!
¿Qué es un correo corporativo?
Como correo corporativo se define a una cuenta de correo electrónico con un dominio propio de una empresa o negocio, es decir, el hospedaje no corresponde a un dominio común, como lo son Gmail u Outlook. Este se otorga a los empleados para fines laborales.
Diferencias entre correo corporativo y personal
Si comparamos un correo corporativo y uno personal, las principales diferencias que encontramos son que el correo corporativo requiere de un dominio propio, pagado, cuyo objetivo es personalizar y darle mayor formalidad a las comunicaciones de tu empresa con clientes, proveedores y de forma interna.
Mientras que, los correos personales son gratuitos, se utilizan para asuntos personales y ofrecen una imagen más informal, usando dominios genéricos.
Políticas de privacidad en correos corporativos
Normativas legales aplicables
En España, la privacidad de los datos e información enviada por correo electrónico se encuentra regulada por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y por la Ley de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
Políticas internas de las empresas
Las políticas internas con respecto al uso del correo corporativo van a determinar cuán privada es la información. Las compañías, con la implementación de este tipo de normativas, por lo general, buscan garantizar la seguridad de la información confidencial, cumplir con las normativas legales y reducir los riesgos de ataques cibernéticos.
Derechos y obligaciones de empleados y empleadores
Los empleados tienen derecho a conocer de manera clara y efectiva las políticas internas que establece la empresa con respecto al uso de los dispositivos y correos electrónicos de su propiedad, así como también tienen derecho a la protección de datos de acuerdo a las leyes. Y están obligados a cumplir con estas políticas, usar de forma adecuada la dirección de correo corporativa y a mantener bajo confidencialidad toda la información empresarial a la que pueda tener acceso.
Por su parte, las compañías tienen derecho al establecimiento de políticas para el manejo del correo electrónico y a proteger la información de clientes, empleados y de la propia empresa. Y en caso de incumplimiento por parte de los empleados, puede solicitar investigaciones y análisis de los correos electrónicos. Y están en la obligación de divulgar las políticas de privacidad y cumplir con la normativa legal vigente.
¿Puede la empresa acceder a los correos corporativos?
Condiciones legales para acceder al contenido
Ante esta situación, saber dónde está el límite entre los derechos de las empresas y el derecho a la privacidad de los empleados resulta difícil. Pero debemos tener claro que los correos corporativos son propiedad de la empresa y, por lo tanto, tiene derecho al monitoreo y supervisión de los mismos, para asegurar su uso adecuado y el cumplimiento de las normas.
Transparencia y obligación de informar al trabajador
La figura legal del consentimiento informado juega un papel importante en estos casos, puesto que se considera indispensable que los empleadores notifiquen a los empleados que los correos corporativos van a ser monitoreados, cuáles métodos serán utilizados, cuáles son las consecuencias y los motivos por los que se realiza la supervisión de los correos.
Límites del acceso: proporcionalidad y necesidad
Muchas compañías utilizan sistemas internos para monitorear la actividad de los empleados en sus ordenadores y correos electrónicos propiedad de la compañía. Revisan continuamente en los servidores, la productividad de sus empleados, así como posibles acciones ilegales o uso indebido.
De igual forma, los empleadores pueden rastrear y restringir el acceso de sus empleados a sitios web que no estén relacionados con el trabajo.
Casos en los que el monitoreo está permitido
Un empleador tiene derecho a la revisión de los archivos guardados o descargados en los equipos propiedad de la empresa. Así como el historial de búsqueda en sitios web y el uso del correo electrónico que ha sido proporcionado por la empresa.
Uso indebido o sospecha fundada
Aunque el trabajador tenga derecho a la intimidad, existen circunstancias específicas, como indicios de que existe un uso indebido del correo electrónico corporativo, o sospechas de incumplimiento de las normativas legales, protección de información confidencial de la empresa o por investigaciones en posibles casos de robo de información corporativa, fraude, acoso o discriminación, en las que se justificaría que la empresa lea los correos de sus empleados
Protección de información confidencial
Por medio de un documento interno, la empresa puede dar a conocer a los empleados su política de uso de medios digitales o la política de privacidad de la información confidencial. Este documento debe ser leído y firmado por el empleado al momento de comenzar su relación laboral.
Investigación interna y sanciones posibles
El uso indebido del correo electrónico corporativo puede dar pie al empleador para tomar acciones, como ordenar una investigación interna. En caso de comprobar que el trabajador está utilizando el correo con fines personales, puede aplicar sanciones que van desde amonestaciones, hasta el despido.
Consecuencias del uso indebido del correo corporativo
Riesgos legales para el empleado
La empresa puede tomar acciones legales, incluso demandar, si puede demostrar que el trabajador ha infringido las normas o ha sido negligente en cuanto al empleo del correo electrónico corporativo, asignado para asuntos laborales.
Impacto en la reputación profesional
Las sanciones o consecuencias de utilizar el correo corporativo para fines personales o indebidos, puede dejar una marca en el historial laboral del trabajador, incluso hasta el punto de afectar la obtención de empleos en el futuro.
Medidas disciplinarias comunes
De acuerdo a la gravedad del hecho y de las políticas internas de la compañía, un empleado puede recibir diversas sanciones por el uso inapropiado del correo corporativo, que pueden ir desde una amonestación verbal o escrita, hasta un despido.
Buenas prácticas para el uso del correo corporativo
Separación de comunicaciones personales y laborales
Tener una cuenta de correo electrónico para asuntos personales y una para temas de trabajo es lo más adecuado, de esta forma proyectas una imagen más profesional. Además, esta práctica permite mayor productividad y cumplimiento de normas internas que la mayoría de las empresas manejan y que pueden evitarte inconvenientes en un futuro.
Uso adecuado de la firma y tono profesional
Los correos electrónicos tienen la opción de configurar una firma digital automática. En el caso de los emails enviados desde cuentas corporativas, resulta más profesional y ofrece confianza al destinatario, que tengan este tipo de sello al final del texto, con los datos del remitente y cualquier información respecto al cargo, profesión, formas de contacto, entre otros.
Adicional a la firma, redactar los correos en un tono formal y respetuoso es una manera de transmitir seguridad y profesionalismo.
Manejo seguro de información confidencial
Se recomienda evitar enviar información confidencial a través de correos electrónicos, ya sean corporativos o personales; como forma de reducir el riesgo de que la información pueda llegar a las manos de piratas informáticos.
Cómo proteger la privacidad y cumplir con normativa
El empleado que ha sido notificado por el empleador sobre el uso adecuado del correo corporativo, debe comprender que su uso sólo debe ser para fines laborales, por lo cual se recomienda que evite compartir o guardar información personal.
Recomendaciones para empleados y empleadores
Darle un uso correcto al correo corporativo es una manera de mostrarte como una persona responsable, confiable y profesional ante gerentes, supervisores, compañeros de trabajo y clientes. Además, es una manera de garantizar la privacidad de la información y proteger la reputación de la compañía.
Guías para establecer políticas claras
Los empleadores deben dejar claro cuáles acciones están permitidas y prohibidas en relación con el uso del correo electrónico corporativo. Por ejemplo, si está prohibido expresamente su uso para fines personales.
La empresa debe contar con políticas definidas para proteger la información confidencial, así como establecer sanciones en caso de incumplimiento de las normativas y políticas de la empresa.
Consejos para proteger la privacidad y cumplir con las normativas
Los empleados deben saber y comprender cómo la empresa supervisa los correos electrónicos corporativos, de esta forma pueden asegurarse de no incumplir con las normativas y políticas internas de la compañía.
También hay que recordar que borrar un correo de la bandeja de salida no significa que la información desaparece, queda alojada en el servidor y puede ser rastreado.
Preguntas frecuentes sobre la privacidad de correos corporativos
¿Puedo usar mi correo corporativo para fines personales?
Una vez que el empleador notifica al empleado sobre el uso correcto del correo electrónico corporativo, este está en conocimiento de las políticas de la empresa y de que los correos serán supervisados. Si decide usarlo para fines personales, no tendrá justificación ni derecho a hacer reclamaciones posteriores.
¿Qué pasa si mi empresa revisa mis correos sin avisar?
Las consecuencias para la empresa pueden ser la anulación de pruebas obtenidas de forma ilícita, incluso si se utilizan en litigios por despidos o en la aplicación de medidas disciplinarias. Además, la empresa puede ser objeto de sanciones económicas o los empleados pueden reclamar legalmente que han sido vulnerados sus derechos fundamentales.
¿Mis correos siguen siendo privados tras terminar la relación laboral?
No. Los correos corporativos y todo su contenido son propiedad de la empresa, incluso luego de terminar la relación laboral.
En resumen, la respuesta a si los correos corporativos son privados, es no. Las empresas archivan y pueden monitorear la información enviada a través de direcciones de correo de su dominio y propiedad. Incluso un perito informático puede usar esta información en juicios legales que involucren al empleado y la compañía. Es por ello, que lo más recomendable es separar los asuntos personales, de las comunicaciones profesionales.
